Diseña el expediente para auditoría, no para archivo
Problema observado: Tener archivos guardados no significa poder probar una operación.
Por qué pasa: Se almacena por carpetas sueltas, no por trazabilidad completa de la transacción.
Qué hacer:
- Construye estructura por operación: pedimento, valor, anexos, evidencia de transformación/retorno.
- Incluye índice legible y consecutivo para consulta rápida.
- Asocia cada documento a un identificador de operación único.
KPI a vigilar: Tiempo para reconstruir expediente completo solicitado.
Controla cambios y evita expediente “fantasma”
Problema observado: Hay varias versiones “final” y nadie sabe cuál defendible.
Por qué pasa: No existe un mecanismo formal de sustitución, vigencia y bloqueo de versiones obsoletas.
Qué hacer:
- Usa estatus explícitos: borrador, validado, vigente, sustituido.
- Bloquea edición del documento vigente y obliga nueva versión controlada.
- Bitácora de cambios con motivo regulatorio y evidencia adjunta.
KPI a vigilar: Incidencias por uso de versión incorrecta en validación.