El error nace antes del validador
Problema observado: El sistema “marca error”, pero el problema ya venía desde la recepción documental.
Por qué pasa: Cada origen envía formatos distintos y el equipo intenta homologar sobre la marcha. Eso rompe consistencia en descripciones, unidades y folios.
Qué hacer:
- Define un intake único: nombre de archivo, campos obligatorios y validación de estructura antes de cargar.
- Rechaza lotes incompletos en puerta; no los dejes entrar al flujo principal.
- Registra causa raíz por rechazo para eliminar reincidencias.
KPI a vigilar: Tasa de rechazo en primer intento por lote y origen.
Reglas mínimas que cambian la operación
Problema observado: Sin reglas simples, la operación depende de memoria del analista.
Por qué pasa: El proceso crece por excepciones, no por estándar. Cuando hay rotación o picos, la calidad cae.
Qué hacer:
- Estandariza catálogo de unidades y descripciones permitidas por tipo de operación.
- Aplica checklist de prevalidación de 2 minutos por expediente.
- Versiona cambios de BOM/plantillas con fecha y responsable.
KPI a vigilar: Minutos promedio de retrabajo por expediente.